Wyobraźmy sobie Tomasza. Spór z byłym wspólnikiem o rozliczenie po zakończeniu spółki. Tomasz wie, że sąd będzie trwał latami. Chce zaproponować mediację. Ale boi się, że wspólnik uzna to za znak słabości, odrzuci propozycję albo, co gorsza, poczuje się zachęcony do twardszego stanowiska.
To jest jeden z najczęstszych powodów, dla których mediacja w ogóle nie dochodzi do skutku. Nie brak woli rozmowy, ale brak skutecznego sposobu jej zainicjowania.
Dlaczego zaproszenie do mediacji często nie działa
Źle sformułowane zaproszenie do mediacji brzmi jak przyznanie słabości albo jak próba ucieczki od odpowiedzialności. Jeśli powiesz: chciałbym zrobić mediację, bo sąd to za dużo stresu, druga strona może to usłyszeć jako: nie jestem pewien swojej racji i szukam wyjścia.
Dlatego zaproszenie do mediacji powinno skupiać się na kalkulacji, nie na emocjach. Nie na tym, że jesteś zmęczony, ale na tym, że obie strony tracą na eskalacji.
Co powiedzieć i jak to ująć
Trzy elementy, które czynią zaproszenie skutecznym.
Pierwsze: konkrety finansowe. Zamiast: “może spróbujmy mediacji, bo to szybsze”, powiedz: “sprawa sądowa o tę kwotę kosztuje realnie od 20 do 30 tysięcy złotych każdą ze stron tylko w kosztach prawnika i biegłego, plus trzy lata. Mediacja kosztuje kilka tysięcy łącznie i trwa kilka tygodni. Zaoszczędzamy czas i pieniądze niezależnie od wyniku.”
Drugie: zachowanie twarzy. Zaproszenie do mediacji nie jest przyznaniem racji drugiej stronie. Możesz to powiedzieć wprost: “proponując mediację, nie ustępuję ze swojego stanowiska. Chcę sprawdzić, czy jest rozwiązanie korzystne dla nas obu.”
Trzecie: opcja dla drugiej strony. Daj drugiej stronie poczucie, że to ona podejmuje decyzję. Zamiast: “musisz zgodzić się na mediację”, powiedz: “pomyśl o tym. Jeśli uważasz, że sąd jest lepszym wyborem, zostańmy przy sądzie. Ale jeśli jest choćby mała szansa, że możemy to zakończyć szybciej i taniej, chciałbym, żebyśmy tę szansę sprawdzili.”
Kiedy zaproszenie powinno być pisemne
Przy sporach formalnych, między firmami albo przy sprawach, które i tak zmierzają ku postępowaniu sądowemu, pisemne zaproszenie ma kilka zalet.
Pozostawia ślad. Jeśli druga strona odmówi bez uzasadnienia i sprawa trafi do sądu, pismo z propozycją mediacji może być dowodem dobrej woli przy rozliczaniu kosztów procesu.
Daje czas na przemyślenie. Zaproszenie na piśmie nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi.
Pisemne zaproszenie wystarczy, żeby przekazać konkret: proponuję mediację w terminie do końca miesiąca, koszt ustalenia mediatora po stronie inicjatora, sesja w Bielsku-Białej lub online, mediator do wspólnego wyboru.
Gdy mediator dzwoni zamiast Ciebie
Jest też opcja, która eliminuje ryzyko złego odbioru zaproszenia. Mediator może skontaktować się z drugą stroną samodzielnie, jako osoba neutralna, i wyjaśnić, na czym polega mediacja, bez presji.
Ta forma działa szczególnie dobrze w sprawach, gdzie relacja między stronami jest już bardzo napięta i bezpośredni kontakt nie jest możliwy.
Tomasz skonsultował ze mną treść zaproszenia. Zmienił jedno zdanie: z “jestem gotów na mediację” na “mam konkrety dotyczące kosztów i czasu, którymi chcę się podzielić, zanim oboje podejmiemy decyzję o sądzie.” Wspólnik oddzwonił po dwóch dniach.